Przypomnienia i no-show

Dwie funkcje, które pomagają minimalizować nieobecności klientów. Pierwsza wysyła przypomnienia, druga ostrzega przed wizytami zagrożonymi.

Automatyczne przypomnienia 24h przed wizytą

Około 24h przed wizytą system może wysłać klientowi przypomnienie. Nie wysyłamy do wszystkich — tylko do klientów, u których faktycznie pomaga to zapobiec nieobecności. Wybór tych klientów robicie sami, włączając konkretne kryteria w ustawieniach.

„Cześć Anno! Przypominamy o wizycie 28.05 o 14:30 na koloryzację. Daj znać czy będziesz!"

Wiadomość idzie kanałem, którym klient pisał ostatnio. Jeśli okno 24h jest zamknięte i klient ma email — pójdzie mailem. Jeśli żadnego kanału się nie da — system pomija tę wizytę, a następna kontrolna runda za godzinę spróbuje ponownie (gdy klient odpisze, okno znów się otworzy).

Kryteria — kiedy przypomnienie idzie

W Ustawienia → Polityki odpowiedzi → Automatyczne przypomnienia masz master switch (domyślnie wyłączony, włącz świadomie) plus 3 podstawowe kryteria, każde toggleable osobno:

1. Klient miał już nieobecność lub odwołanie w ostatnim roku. Najmocniejszy sygnał — ten klient już raz zawiódł, nie chcecie żeby się powtórzyło. Domyślnie włączone.
2. Pierwsza wizyta tego klienta. Statystycznie pierwszorazowi mają wyższe ryzyko (jeszcze nie znają salonu, mniejsze zobowiązanie). Domyślnie włączone.
3. Wartość wizyty powyżej progu (domyślnie 150 zł/€). Chroni twój przychód — 3-godzinna koloryzacja warta 300 zł zasługuje na przypomnienie nawet od lojalnego klienta, bo ktoś po prostu może zapomnieć. Próg możesz zmienić. Działa tylko jeśli usługa ma podaną cenę w katalogu.

Plus jeden zaawansowany toggle (domyślnie wyłączony), schowany pod „Zaawansowane":

4. Klient z wysokim ryzykiem AI. Łączny score ryzyka (patrz niżej) ≥ 60. Wysyła przypomnienie nawet jeśli żadne z 3 podstawowych kryteriów nie zadziałało. Włącz, jeśli ufasz heurystyce i chcesz szerszego zasięgu.

Wystarczy że jedno kryterium pasuje — przypomnienie idzie. Każde przypomnienie zapisuje w dzienniku audytu, które konkretnie kryterium je odpaliło — można później przejrzeć i wyłączyć te, które nie poprawiają statystyk.

Co jeśli wyślemy do tego samego klienta dwa razy

Nie wyślemy. Per wizyta jest pamięć — raz wysłane przypomnienie nie wysyła się drugi raz, niezależnie od ilu razy zadziała cron. Gdy próba wysyłki padła (kanał martwy, okno zamknięte), system zwalnia rezerwację i kolejna runda spróbuje ponownie — ale gdy się udało, więcej nie próbujemy.

Limity

Maksymalnie 50 auto-przypomnień na godzinę per salon. Bezpiecznik na wypadek złej konfiguracji albo nietypowo dużej liczby wizyt jednego dnia. W praktyce żaden salon nie powinien tego trafić — limit jest po to żeby zła konfiguracja nie wysłała tysięcy wiadomości.

Co jeśli AI już odpowiada na rozmowę

Auto-przypomnienia nie kolidują z asystentem AI. To dwa różne mechanizmy:

• Asystent AI — odpowiada na nowe wiadomości klienta (w czasie rzeczywistym).
• Auto-przypomnienie — wysyłane przed wizytą niezależnie od tego, czy klient pisał.

Co jeśli plan nie obejmuje

Automatyczne przypomnienia działają w planach Pro i Studio. W planach niższych (Light, Solo) widzisz sekcję ustawień, ale przełączniki są wyszarzone — z linkiem do upgrade'u. Ręczne przypomnienia z dashboardu „Wizyty zagrożone" (przycisk Przypomnij) działają na każdym planie który ma predykcję no-show (Solo i wyżej).

Predykcja no-show

Niektóre wizyty są bardziej zagrożone tym, że klient się nie pojawi, niż inne. odria liczy „score ryzyka" dla każdej zaplanowanej wizyty na podstawie kilku sygnałów:

• Historia tego klienta (ile razy nie przyszedł albo odwoływał na ostatnią chwilę).
• Czy to nowy klient (statystycznie wyższe ryzyko niż u stałych).
• Czy klient jest w poczekalni (jeszcze niezweryfikowany).
• Brak odpowiedzi na nasze ostatnie wiadomości w 7 dni przed wizytą.
• Wzorzec lojalności (regular klient z 3+ zrealizowanymi wizytami w 6 miesiącach ma niższe ryzyko).

Score 0-100 mapuje się na trzy „poziomy":

• Niski (0-29) — typowa wizyta. Bez specjalnego oznaczenia.
• Średni (30-59) — żółty wskaźnik na wizycie w kalendarzu. Może warto przypomnieć ręcznie.
• Wysoki (60-100) — czerwony wskaźnik. Warto skontaktować się dzień wcześniej.

Widget na dashboardzie

Jeśli macie wizyty wysokiego ryzyka w najbliższych 14 dniach, na panelu głównym pojawia się widget „Wizyty zagrożone". Lista 5-10 najbliższych z poziomem ryzyka i top dwoma powodami. Obok każdej wizyty przycisk „Przypomnij" — wysyła dodatkową wiadomość lub pokazuje numer telefonu do zadzwonienia.

Co dokładnie robi „Przypomnij"

Próbuje wysłać dodatkową wiadomość na ostatnio używany kanał klienta (np. WhatsApp). Jeśli się nie da (zamknięte okno, brak kanału) — pokazuje link tel: do zadzwonienia z telefonu (na komórce wystarczy klik).

Wiadomość przypomnienia różni się od standardowego 24h-przed: jest krótsza i bardziej osobista („tylko upewniam się, że pojawisz się jutro o 14:30…").

Refresh score

Score odświeża się automatycznie:

• Dwa razy dziennie (rano i po południu) dla wszystkich zaplanowanych wizyt.
• Pojedynczo, gdy w rozmowie pojawi się nowy inbound od klienta (sygnał, że coś się zmieniło).

Nie da się ręcznie odświeżyć score'a per wizyta — zawsze pokazuje się to, co aktualne.

Co zrobić z wysokim ryzykiem

Brak twardej rekomendacji — to twoja decyzja. W praktyce salony robią różnie:

• Niektóre dzwonią dzień wcześniej do każdej wizyty z czerwonym oznaczeniem.
• Inne tylko wysyłają dodatkową wiadomość przez „Przypomnij".
• Inne wymagają zadatku przy rezerwacji wizyt nowych klientów (poza odria — w cenniku albo polityce).

System pokazuje, kogo warto zauważyć. Co z tym zrobicie, zależy od was.

Plan a no-show prediction

Predykcja jest dostępna w planach, które mają funkcję no-show prediction. Jeśli jej nie widzisz, nadal możesz używać ręcznych przypomnień.

Co dalej

• Kalendarz — gdzie widać oznaczenia ryzyka.
• Jak działa AI.
• Powiadom o wolnym slocie — gdy wizyta się anulowała.