Powiadom o wolnym slocie
Po anulowaniu wizyty — kogo zaprosić w to miejsce w 5 minut.
Klient anulował na dziś o 15:00. Sprzątanie zajęło już dawno temu zarezerwowane miejsce w grafiku, jest dziura. Co zrobić?
odria pokazuje listę klientów, którym szybko zaproponujecie ten zwolniony termin.
Kiedy się to uruchamia
Tylko po anulowaniu wizyty. W kalendarzu klikasz Anuluj na zaplanowanej wizycie — pojawia się dialog z opcjami:
- Anuluj cicho (klient sam zna).
- Anuluj i powiadom klientów o wolnym slocie.
Wybierasz drugą.
Jak system dobiera kandydatów
odria szuka klientów po trzech filtrach, stopniowo rozluźniając:
- Najpierw: ci, co byli niedawno na tej samej usłudze + pasują do dnia tygodnia/godziny preferowanej.
- Jeśli mało: ci, co byli niedawno na tej samej usłudze (bez filtrowania po preferowanej porze).
- Jeśli wciąż mało: wszyscy aktywni klienci uporządkowani po dacie ostatniej wizyty.
Dostajesz maksymalnie ~10 propozycji. Możesz dodać własnych ręcznie przez wyszukiwarkę („wpisz nazwisko").
Co klient dostanie
Stałą wiadomość:
„Cześć Anno, mamy nieoczekiwanie wolny termin dziś o 15:00 na koloryzację. Daj znać, jeśli chcesz."
To jest stały szablon — nie generowany przez AI. Powód: tu liczy się szybkość, a AI generowałaby zbyt wolno przy 10 odbiorcach jednocześnie. Możesz edytować szablon globalnie w Ustawieniach → Polityki → Szablon powiadomień o wolnym slocie.
Cooldown 7 dni
Każdy klient, do którego raz wyślesz powiadomienie o wolnym slocie, jest wykluczony z propozycji przez 7 dni. Nie chcemy bombardować ludzi.
Webchat klienci
Klienci z webchatu nie mają stabilnego kanału do outboundowych wiadomości (anonimowy session bez profilu Mety). Trafiają zawsze do listy „Wymaga ręcznego kontaktu" z powodem call_only (zadzwoń) lub no_channel. Możesz im zadzwonić albo napisać prywatnie poza odria.
Po wysłaniu
Każda osoba na liście ma jeden ze trzech statusów po waszym wysłaniu:
- Wysłano — wiadomość poszła. Czeka się, aż ktoś pierwszy odpowie „biorę".
- Wymaga ręcznego kontaktu — system nie mógł wysłać (brak kanału, zamknięte okno 24h, albo wysyłka się nie udała). Pokazujemy
tel:link. - Potwierdzono ręcznie — kliknąłeś, że zająłeś się tą osobą poza odria.
Statusy widzisz w sekcji Potwierdzenia na panelu głównym (link „Zgłoszenia / Potwierdzenia").
Co dzieje się, gdy klient odpisze „biorę"
System nie rezerwuje wizyty automatycznie. Ten zwolniony termin nadal jest „niczyj" w kalendarzu — pierwsza osoba, która odpisze „biorę", nie ma jeszcze rezerwacji. Wy musicie ręcznie utworzyć wizytę dla pierwszego, kto odpowie, i powiadomić pozostałych, że już zajęte.
Powód: jednoczesne wysłanie 10 propozycji + auto-rezerwacja pierwszego odpowiadającego prowadzi do problemów (klient odpowiada w nocy, system rezerwuje, ale wy macie inny pomysł). Bezpieczniej — wy sterujecie.
Plan a slot-notify
Funkcja wymaga planu z automatyzacją wolnych slotów.
Kto może wysyłać
Pracownik (staff) tak — to operacyjne zadanie recepcji.